Questa è la pagina da cui è possibile scaricare il fac-simile del contratto di proctoring in formato Word e PDF. Il documento proposto è un modello che disciplina i rapporti tra il cliente e il fornitore relativamente all’erogazione di servizi di sorveglianza per prove ed esami, con indicazioni su oggetto del servizio, modalità di erogazione, trattamento dei dati personali, responsabilità, SLA e aspetti contrattuali essenziali utili per definire diritti e doveri delle parti.
Fac simile contratto di proctoring Word
Di seguito è disponibile il modello in formato Word pronto per il download e la personalizzazione: è pensato per essere adattato alle specifiche esigenze operative e giuridiche del cliente, inserendo dati anagrafici, allegati tecnici e livelli di servizio concordati.
Fac simile contratto di proctoring PDF
Di seguito è disponibile il modello in formato PDF, utile per una consultazione immediata o per la condivisione con le controparti in fase di revisione. Il PDF contiene lo stesso contenuto del modello Word e può essere utilizzato come riferimento per la stesura definitiva.
Esempio contratto di proctoring
Tra le parti:
1) Cliente: _____________, con sede legale in _____________, codice fiscale/partita IVA _____________, rappresentato da _____________ (di seguito “Cliente”);
2) Fornitore: _____________, con sede legale in _____________, codice fiscale/partita IVA _____________, rappresentato da _____________ (di seguito “Fornitore”);
Premesso che:
– il Cliente intende avvalersi di servizi di proctoring per lo svolgimento di esami/valutazioni (di seguito “Esami”);
– il Fornitore è disponibile a fornire tali servizi secondo i termini e le condizioni del presente contratto;
Si conviene e si stipula quanto segue.
Art. 1 – Definizioni
Ai fini del presente contratto si intendono per:
– “Proctoring”: l’attività di sorveglianza e vigilanza degli Esami, svolta in modalità remota e/o in presenza, comprensiva di verifica identità, controllo comportamentale, monitoraggio audio/video, registrazione e reporting;
– “Piattaforma”: il sistema hardware/software mediante il quale il Proctoring è erogato: _____________;
– “Dati”: tutte le informazioni personali, immagini, registrazioni audio/video, log e documenti relativi ai candidati e agli Esami.
Art. 2 – Oggetto del contratto
2.1 Il Fornitore si impegna a fornire al Cliente servizi di Proctoring secondo le modalità e i livelli di servizio descritti nel presente contratto e nell’Allegato tecnico _____________.
2.2 I servizi comprendono, a titolo esemplificativo ma non esaustivo: verifica dell’identità dei candidati, monitoraggio in tempo reale, registrazione delle sessioni, gestione segnalazioni di irregolarità, emissione di report post sessione e supporto tecnico.
Art. 3 – Durata
3.1 Il presente contratto ha durata a decorrere dal _____________ fino al _____________. Eventuali proroghe saranno concordate per iscritto.
3.2 Per ciascuna sessione/esame sarà concordato un calendario dettagliato con almeno _____________ giorni di preavviso.
Art. 4 – Modalità di erogazione
4.1 Il Fornitore erogherà il Proctoring tramite la Piattaforma indicata e/o presso le sedi indicate dal Cliente: _____________.
4.2 Il Cliente garantisce che i candidati dispongano dei requisiti tecnici minimi: dispositivo (PC/tablet/smartphone) _____________, connessione internet minima _____________, videocamera e microfono funzionanti.
4.3 Eventuali attrezzature o accessi forniti dal Fornitore saranno indicati in Allegato tecnico _____________.
Art. 5 – Obblighi del Fornitore
5.1 Eseguire i servizi con diligenza professionale e personale adeguato e formato.
5.2 Verificare l’identità dei candidati secondo le procedure concordate e riportare eventuali discrepanze.
5.3 Conservare le registrazioni e i dati secondo quanto previsto dall’Art. 8.
5.4 Comunicare tempestivamente al Cliente le anomalie, i tentativi di frode o qualsiasi evento rilevante.
5.5 Fornire supporto tecnico durante le sessioni secondo gli SLA concordati: tempo di risposta _____________, tempo di risoluzione _____________.
Art. 6 – Obblighi del Cliente
6.1 Fornire tutte le informazioni e i materiali necessari per l’erogazione del servizio, inclusi regolamenti d’esame, liste candidati e credenziali d’accesso: _____________.
6.2 Informare i candidati sulle modalità di registrazione e sul trattamento dei dati personali.
6.3 Assicurare il rispetto dei requisiti tecnici e lo svolgimento delle prove nei tempi e luoghi concordati.
6.4 Pagare i corrispettivi secondo l’Art. 7.
Art. 7 – Corrispettivi e pagamento
7.1 Il Cliente corrisponderà al Fornitore i seguenti importi: tariffa per sessione _____________, tariffa oraria _____________, eventuali costi fissi/mensili _____________.
7.2 Le fatture saranno emesse con cadenza _____________ e pagabili entro _____________ giorni data fattura mediante _____________.
7.3 In caso di ritardato pagamento, saranno applicati interessi di mora pari a _____________% annuo oltre alle spese sostenute per il recupero.
Art. 8 – Trattamento dei dati personali
8.1 Le Parti si conformano al Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e alla normativa nazionale applicabile.
8.2 Il titolare del trattamento è: _____________. Il Fornitore agirà in qualità di responsabile del trattamento salvo diverso accordo scritto.
8.3 I dati raccolti saranno trattati per le finalità connesse all’esecuzione del presente contratto e conservati per il periodo di tempo concordato: _____________.
8.4 Il Fornitore adotterà misure tecniche e organizzative adeguate per garantire la sicurezza dei Dati e notificherà al Cliente eventuali violazioni nei termini di legge.
8.5 L’eventuale coinvolgimento di sub-responsabili dovrà essere autorizzato per iscritto dal Cliente.
Art. 9 – Riservatezza
9.1 Le Parti si impegnano a mantenere riservate tutte le informazioni confidenziali ricevute nell’ambito del presente contratto e a non divulgarle a terzi senza il consenso scritto dell’altra Parte.
9.2 L’obbligo di riservatezza permane anche dopo la cessazione del contratto per un periodo di _____________ anni.
Art. 10 – Proprietà intellettuale
10.1 La proprietà intellettuale relativa alla Piattaforma e agli strumenti forniti dal Fornitore resta di proprietà del Fornitore.
10.2 Le registrazioni, i report e i materiali prodotti nell’ambito degli Esami saranno di proprietà del Cliente salvo diverso accordo scritto. Eventuali diritti d’uso saranno disciplinati come segue: _____________.
Art. 11 – Responsabilità
11.1 Il Fornitore è responsabile dell’esecuzione diligente dei servizi; per danni diretti derivanti da dolo o colpa grave la responsabilità è limitata al valore complessivo dei corrispettivi pagati dal Cliente nei 12 mesi precedenti l’evento dannoso, salvo diversa disposizione di legge inderogabile.
11.2 Nessuna delle Parti sarà responsabile per danni indiretti, perdita di profitto, perdita di dati o mancato guadagno.
11.3 Il Cliente è responsabile della veridicità dei dati forniti e del rispetto delle istruzioni fornite ai candidati.
Art. 12 – Forza maggiore
12.1 Nessuna delle Parti sarà responsabile per l’inadempimento total o parziale dovuto a cause di forza maggiore, quali eventi naturali, incendi, guerre, epidemie, interruzioni di rete non prevedibili o altri eventi al di fuori del controllo ragionevole delle Parti.
12.2 La Parte colpita da forza maggiore dovrà darne immediata comunicazione all’altra Parte e farà il possibile per ridurre gli effetti negativi.
Art. 13 – Recesso e risoluzione
13.1 Il Cliente può recedere dal contratto con preavviso di _____________ giorni, salvo il pagamento dei servizi già prestati.
13.2 Ciascuna Parte può risolvere il contratto per inadempimento dell’altra Parte previa contestazione scritta e mancata regolarizzazione entro _____________ giorni.
13.3 In caso di risoluzione, le Parti concorderanno le modalità di restituzione o cancellazione dei Dati e la liquidazione dei compensi dovuti.
Art. 14 – Comunicazioni
14.1 Le comunicazioni tra le Parti dovranno essere effettuate ai seguenti indirizzi:
– Cliente: indirizzo email _____________, PEC _____________, indirizzo postale _____________.
– Fornitore: indirizzo email _____________, PEC _____________, indirizzo postale _____________.
14.2 Le comunicazioni si considerano efficaci se inviate per email con conferma di ricezione, PEC o raccomandata A/R.
Art. 15 – Legge applicabile e foro competente
15.1 Il presente contratto è regolato dalla legge italiana.
15.2 Per ogni controversia relativa alla validità, interpretazione o esecuzione del presente contratto sarà competente in via esclusiva il Foro di _____________, salvo diverso accordo scritto tra le Parti.
Art. 16 – Clausole finali
16.1 Il presente contratto costituisce l’intero accordo tra le Parti e sostituisce ogni precedente intesa o accordo, scritto o orale, relativo all’oggetto.
16.2 Ogni modifica al presente contratto dovrà essere effettuata per iscritto e firmata da entrambe le Parti.
Luogo e data: _____________
Per il Cliente
Denominazione/Ragione sociale: _____________
Nome e cognome rappresentante: _____________
Qualifica: _____________
Firma: _____________
Per il Fornitore
Denominazione/Ragione sociale: _____________
Nome e cognome rappresentante: _____________
Qualifica: _____________
Firma: _____________
Allegati:
– Allegato tecnico: _____________
– Elenco servizi e SLA: _____________
– Informativa privacy per i candidati: _____________
Come scrivere un contratto di proctoring
La redazione di un contratto di proctoring richiede un approccio sistematico che coniughi chiarezza operativa e conformità normativa; è necessario innanzitutto definire con precisione le parti contraenti, l’oggetto del servizio e le definizioni operative fondamentali, come la portata del “proctoring”, le modalità di erogazione (remota o in presenza) e la descrizione della piattaforma tecnologica utilizzata.
È importante dettagliare i livelli di servizio e gli indicatori di performance, stabilendo SLA misurabili relativi alla disponibilità della piattaforma, ai tempi di risposta del supporto tecnico e alle modalità di gestione degli eventi anomali, oltre a prevedere penalità o rimborsi in caso di disservizio.
Sotto il profilo tecnico va poi specificato l’elenco dei requisiti minimi per i candidati, le attrezzature eventualmente fornite dal fornitore e le procedure di controllo dell’identità e di autenticazione, compresa la gestione delle discrepanze e la documentazione delle verifiche effettuate.
Il trattamento dei dati personali costituisce un elemento centrale: il contratto deve indicare ruoli e responsabilità in materia di protezione dei dati, chiarire chi è titolare e chi è responsabile del trattamento, descrivere le finalità, la base giuridica del trattamento, i tempi di conservazione delle registrazioni e le misure di sicurezza tecniche e organizzative adottate; occorre disciplinare l’eventuale coinvolgimento di sub-responsabili e prevedere clausole che regolino notifiche, collaborazione in caso di violazioni dei dati e obblighi informativi verso i candidati.
La disciplina della riservatezza e della proprietà intellettuale è imprescindibile: il contratto deve proteggere il know-how del fornitore relativo alla piattaforma e al software, al contempo regolando chi detiene la proprietà sulle registrazioni, sui report e sui materiali prodotti, e concedendo eventuali licenze d’uso con limiti temporali e territoriale.
La regolamentazione delle responsabilità e dei limiti di responsabilità va calibrata in funzione del rischio operativo, prevedendo regole chiare su danni diretti e indiretti, esclusioni, limiti di indennizzo e obblighi di assicurazione se necessari; devono essere inoltre dettagliate le conseguenze di frode o comportamenti illeciti accertati durante le sessioni.
Gli aspetti economici richiedono clausole precise su corrispettivi, modalità di fatturazione, termini di pagamento e interessi di mora, nonché sul trattamento di eventuali costi aggiuntivi per servizi straordinari o infrastrutture dedicate.
Per la gestione contrattuale operativa è utile inserire procedure di pianificazione delle sessioni, preavvisi, modalità di cancellazione o modifica, oltre a regole per la conservazione, l’accesso e l’eventuale cancellazione dei dati a fine rapporto.
Le clausole di recesso, risoluzione per inadempimento e gli effetti della risoluzione devono essere dettagliate in modo da prevedere il trattamento delle registrazioni e la liquidazione delle prestazioni già eseguite.
È opportuno includere diritti di audit e controllo a favore del Cliente, nei limiti compatibili con la sicurezza e la riservatezza del fornitore, e prevedere processi per la gestione degli incidenti, la continuità operativa e il ripristino del servizio.
Infine, la scelta della legge applicabile e del foro competente, unitamente alla previsione che ogni modifica contrattuale debba avvenire per iscritto, completa il quadro formale; allegati tecnici che descrivano dettagliatamente specifiche, protocolli, informativa privacy destinata ai candidati e moduli di consenso sono strumenti indispensabili per rendere il contratto immediatamente operativo e ridurre le aree di incertezza, mentre una verifica legale e tecnica preventiva da parte di professionisti specializzati consente di adeguare il modello alle normative locali e alle particolari esigenze organizzative.