Questa pagina permette di scaricare il modello di contratto di servizi di segreteria in formato Word e PDF. Il documento è pensato per regolare il rapporto tra un committente e un fornitore che eroga attività di segreteria quali gestione telefonica, posta elettronica, agenda, redazione e archiviazione documenti e altre attività amministrative connesse. Il fac‑simile facilita la redazione di un contratto chiaro e completo, adattabile alle specifiche esigenze delle parti.
Fac simile contratto di servizi di segreteria Word
Qui puoi scaricare il fac‑simile del contratto in formato Word, pronto per essere compilato e personalizzato con i dati delle parti, le modalità di esecuzione e le clausole economiche. Il file è strutturato in modo da consentire modifiche rapide e l’aggiunta di allegati specifici relativi a tariffe, polizze assicurative e incarichi per il trattamento dei dati.
Fac simile contratto di servizi di segreteria PDF
Qui puoi scaricare il fac‑simile in formato PDF, utile per conservare e stampare una copia non modificabile del contratto. Il PDF è indicato quando si desidera condividere una versione definitiva del testo con la controparte o allegarla a pratiche amministrative e dossier aziendali.
Esempio contratto di servizi di segreteria
CONTRATTO DI PRESTAZIONE DI SERVIZI DI SEGRETERIA
Tra
1) _____________, con sede in _____________, codice fiscale/Partita IVA _____________, rappresentata da _____________ in qualità di _____________ (di seguito “Committente”);
e
2) _____________, con sede in _____________, codice fiscale/Partita IVA _____________, rappresentata da _____________ in qualità di _____________ (di seguito “Fornitore”);
Premesso che
– il Committente intende avvalersi di servizi di segreteria;
– il Fornitore dichiara di possedere le competenze e i mezzi necessari per fornire tali servizi;
Si conviene e stipula quanto segue.
1. Oggetto
Il Fornitore si impegna a prestare a favore del Committente servizi di segreteria secondo le modalità e i termini previsti nel presente contratto. Le prestazioni comprendono, a titolo esemplificativo e non esaustivo: gestione telefonica, gestione posta elettronica, gestione agenda e appuntamenti, redazione e archiviazione documenti, gestione pratiche amministrative, segreteria clienti/fornitori e attività correlate. Dettaglio specifico delle prestazioni: _____________.
2. Durata
Il presente contratto ha durata a partire dal _____________ fino al _____________, salvo rinnovo o proroga concordati per iscritto tra le parti. Il contratto si intenderà tacitamente rinnovato per periodi di _____________ salvo disdetta da comunicarsi con preavviso di _____________ giorni.
3. Luogo e modalità di esecuzione
I servizi saranno svolti presso: _____________ e/o da remoto secondo le modalità concordate: _____________. L’orario di svolgimento delle prestazioni sarà il seguente: _____________. Eventuali prestazioni svolte al di fuori dell’orario concordato saranno retribuite secondo quanto previsto all’art. 5.
4. Corrispettivi e modalità di pagamento
Il Committente corrisponderà al Fornitore un compenso di: importo orario _____________ EUR/ora oppure compenso mensile _____________ EUR o altra modalità: _____________. Le fatture saranno emesse con cadenza _____________ e pagate a mezzo bonifico bancario sul conto indicato dal Fornitore: Intestatario _____________, IBAN _____________, Banca _____________. Termini di pagamento: _____________ giorni data fattura. In caso di ritardo nel pagamento si applicherà interesse di mora pari al _____________% annuo, oltre a eventuali spese di sollecito.
5. Spese e rimborsi
Le spese vive documentate sostenute dal Fornitore per l’esecuzione del contratto saranno rimborsate dal Committente dietro presentazione di idonea documentazione e previa autorizzazione scritta per spese superiori a _____________ EUR. Modalità di rimborso: _____________.
6. Obblighi del Fornitore
Il Fornitore si impegna a:
– eseguire le prestazioni con diligenza professionale e nel rispetto delle istruzioni fornite dal Committente;
– rispettare i tempi e le modalità concordate;
– mantenere adeguati standard di qualità;
– comunicare tempestivamente al Committente eventuali impedimenti o ritardi.
7. Obblighi del Committente
Il Committente si impegna a:
– fornire al Fornitore tutte le informazioni e i materiali necessari per l’esecuzione dei servizi;
– collaborare e fornire accesso ai locali, strumenti e documenti necessari;
– corrispondere i compensi nei termini pattuiti.
8. Riservatezza
Le parti si obbligano a mantenere riservate tutte le informazioni di natura confidenziale ricevute in esecuzione del presente contratto e a non divulgarle a terzi senza il preventivo consenso scritto dell’altra parte, salvo obblighi di legge. La durata dell’obbligo di riservatezza è pari a _____________ anni dalla cessazione del contratto.
9. Trattamento dei dati personali
Le parti si conformeranno alla normativa vigente in materia di protezione dei dati personali (Regolamento UE 2016/679 e normativa nazionale). Se il Fornitore tratta dati per conto del Committente, le parti sottoscriveranno separato incarico/accordo di nomina a responsabile del trattamento con i contenuti richiesti dalla normativa. Indicazioni sul trattamento: _____________.
10. Proprietà intellettuale
Salvo diverso accordo scritto, la titolarità dei materiali e dei documenti forniti dal Committente rimane del Committente. I materiali prodotti dal Fornitore nell’esecuzione del contratto saranno di proprietà del Committente dietro pagamento dei corrispettivi pattuiti. Eventuali diritti del Fornitore su strumenti, metodologie o know-how preesistenti restano di proprietà del Fornitore.
11. Responsabilità
Il Fornitore sarà responsabile dei danni diretti cagionati al Committente per dolo o colpa grave nell’esecuzione delle prestazioni, fino a un massimale complessivo di _____________ EUR per anno contrattuale, salvo diverso limite concordato. Il Fornitore non sarà responsabile per danni indiretti, lucro cessante o perdita di opportunità salvo dolo o colpa grave.
12. Assicurazione
Il Fornitore dichiara di essere coperto da polizza assicurativa per responsabilità civile professionale con massimale di _____________ EUR per sinistro e _____________ EUR per anno. Copia della polizza è allegata al presente contratto quale Allegato A: _____________.
13. Subappalto e cessione
Il Fornitore non potrà subappaltare, cedere o trasferire a terzi, in tutto o in parte, il presente contratto o le prestazioni oggetto del contratto senza il preventivo consenso scritto del Committente.
14. Risoluzione anticipata
Il presente contratto potrà essere risolto anticipatamente con preavviso scritto di _____________ giorni da ciascuna parte. In caso di inadempimento grave di una delle parti, l’altra parte potrà risolvere il contratto con effetto immediato mediante comunicazione scritta, fermo il diritto al risarcimento degli eventuali danni.
15. Forza maggiore
Nessuna delle parti sarà responsabile per il mancato adempimento di obblighi causato da eventi di forza maggiore, quali calamità naturali, guerre, sommosse, pandemie, scioperi, interruzioni dei servizi di pubblica utilità o altre cause non imputabili alla volontà delle parti. La parte che invoca la forza maggiore ne darà immediata comunicazione all’altra parte e adotterà le misure ragionevoli per limitarne gli effetti.
16. Modifiche
Qualsiasi modifica o integrazione al presente contratto dovrà essere concordata per iscritto e sottoscritta da entrambe le parti.
17. Risoluzione delle controversie e legge applicabile
Il presente contratto è regolato dalla legge italiana. Per ogni controversia relativa alla validità, interpretazione, esecuzione o risoluzione del contratto le parti convengono la competenza esclusiva del Foro di _____________. In alternativa, le parti potranno concordare un tentativo di mediazione/ADR previo esperimento di: _____________.
18. Comunicazioni
Tutte le comunicazioni inerenti il presente contratto dovranno essere effettuate per iscritto e inviate ai seguenti recapiti:
Per il Committente: _____________ (indirizzo), email _____________, telefono _____________.
Per il Fornitore: _____________ (indirizzo), email _____________, telefono _____________.
19. Allegati
Al presente contratto si allegano i seguenti documenti che ne costituiscono parte integrante: Allegato A – Polizza assicurativa _____________; Allegato B – Elenco dettagliato servizi e tariffe _____________; Allegato C – Incarico trattamento dati (se previsto) _____________.
20. Disposizioni finali
Le clausole del presente contratto si intendono autonome: l’eventuale invalidità di una o più clausole non comporterà l’invalidità dell’intero contratto, fermo restando l’obbligo per le parti di sostituire la clausola invalida con una valida che realizzi il più possibile l’intento delle parti.
Letto, confermato e sottoscritto.
Luogo e data: _____________
Per il Committente
Nome e qualifica: _____________
Firma: _____________
Per il Fornitore
Nome e qualifica: _____________
Firma: _____________
Allegati:
– Allegato A: _____________
– Allegato B: _____________
– Allegato C: _____________
Come scrivere un contratto di servizi di segreteria
Per redigere un contratto di servizi di segreteria efficace è fondamentale partire da una chiara identificazione delle parti coinvolte e da una definizione precisa dell’oggetto del contratto: descrivere in modo dettagliato le attività comprese e, se necessario, escludere esplicitamente quelle che non rientrano nell’incarico. La delimitazione del perimetro operativo evita equivoci sul campo di applicazione e costituisce la base per qualsiasi valutazione di adempimento o inadempimento. La durata e le modalità di rinnovo devono essere stabilite in modo tale da prevedere termini certi e clausole di recesso che consentano a ciascuna parte di programmare la gestione del rapporto; è opportuna anche la previsione di termini di preavviso proporzionati alla complessità dei servizi.
La disciplina economica richiede particolare attenzione: il meccanismo di determinazione del corrispettivo deve essere specificato con chiarezza, indicando se si tratta di tariffa oraria, compenso fisso mensile o altro schema remunerativo, le modalità e i termini di fatturazione e pagamento, e le conseguenze del ritardo nei pagamenti. È consigliabile regolare analiticamente i rimborsi spese, prevedendo soglie di autorizzazione per le spese significative e la documentazione richiesta per ottenere il rimborso. Le clausole relative a IVA, ritenute e oneri fiscali devono rispettare la normativa vigente e rendere esplicite le responsabilità delle parti in materia contributiva e fiscale.
Le obbligazioni delle parti vanno formulate in modo concreto: il fornitore deve assumere l’impegno a svolgere le prestazioni con diligenza professionale e a rispettare standard qualitativi concordati, mentre il committente deve garantire l’accesso alle informazioni, agli strumenti e ai locali necessari. È utile inserire termini di esecuzione e metodi per la segnalazione e la gestione di eventuali ritardi o problemi operativi. Le clausole di riservatezza e trattamento dei dati personali rivestono un ruolo centrale quando le attività di segreteria comportano la gestione di informazioni sensibili o dati personali; il contratto deve richiamare espressamente il rispetto del Regolamento UE 2016/679 e prevedere, se necessario, l’incarico scritto per la nomina a responsabile del trattamento con le istruzioni tecniche e organizzative minime che il fornitore dovrà osservare.
La proprietà dei materiali e dei risultati deve essere definita per evitare conflitti su diritti d’autore o utilizzo di documenti prodotti durante il rapporto. Se il fornitore utilizza strumenti o know‑how preesistenti, è opportuno precisare che tali elementi restano di sua proprietà e concedere al committente eventuali licenze d’uso limitate ai fini dell’esecuzione del contratto. La disciplina della responsabilità e delle assicurazioni merita una valutazione equilibrata: stabilire massimali di responsabilità, esclusioni per danni indiretti e obblighi di copertura assicurativa adeguata contribuisce a ripartire i rischi in modo prevedibile e a tutelare entrambe le parti.
Devono essere inoltre previste regole sul subappalto e sulla cessione del contratto, affinché il committente mantenga il controllo sulla qualità del servizio e sul soggetto che effettivamente esegue le prestazioni. Le clausole di risoluzione anticipata devono consentire sia il recesso ordinario con congruo preavviso sia la risoluzione immediata nei casi di inadempimento grave, con disciplina delle eventuali conseguenze economiche e della restituzione dei materiali. Le previsioni su forza maggiore e sospensione delle prestazioni sono utili per gestire eventi straordinari che incidano sulla possibilità di esecuzione, prevedendo obblighi di comunicazione tempestiva e misure per mitigare gli effetti.
Infine, per rendere il contratto operativo è importante allegare documenti tecnici e amministrativi quali l’elenco dettagliato dei servizi, le tariffe, la polizza assicurativa e l’incarico di trattamento dei dati. Il linguaggio contrattuale dovrebbe essere chiaro, evitando ambiguità e termini vaghi, e ogni clausola essenziale dovrebbe poter essere verificata con indicatori misurabili o procedure previste per la risoluzione delle contestazioni. Prima della sottoscrizione è consigliabile una verifica legale per adeguare il testo alle normative applicabili e per calibrare le clausole di responsabilità e tutela a seconda del rischio specifico del servizio affidato.